Tüm okuyucularımıza selamlar.
Sizlere, hayatımızın bir parçası haline gelen ve her gün kullandığımız e-posta hesaplarımızın kullanımı üzerine farklı bir açıdan birkaç söz söylemek istiyorum.
Gerek resmi işlerimizde ve gerekse özel hayatımızda; iletişimde, bilgi paylaşımında, resmi yazışmalarda, e-faturalarımızda, kredi kartı hesap özetlerimizde, özel paylaşımlarımızda vb. birçok alanda kullandığımız e-postalarımız, çoktandır hayatımızın olmazsa olmazı haline gelmiştir. Öyle ki, e-postalar artık birçok alanda fiziki postaların dahi yerini almış durumdadır.
Hayatımıza bu şekilde yayılmış olan e-postaların bizler üzerindeki en önemli etkilerinden birisi de E-Posta Hesaplarının Yönetiminde karşılaştığımız güçlüklerdir. Bir çoğumuzun Kurumsal E-Posta (TCDD) hesabının yanı sıra Gmail, Yahoo, Hotmail, Mynet, İşnet, Messenger … vb. birçok e-posta hizmet sağlayıcısından temin ettiği hesabı vardır. Bu hesapların ayrı ayrı kullanıcı adları, şifreleri, erişim adresleri ve her biri için belirlenmiş özel ayarları vardır. Birçoğumuzun kartvizitinde birden fazla e-posta adresi yazılıdır. Bir ortamda ya da bir toplantıda e-posta adresimizi vermemiz gerektiğinde ya hangisini versem diye bir an düşünür ya da birkaçını birlikte vermeyi yeğleriz. Bu durumları çoğaltmak mümkündür. Başka bir deyişle ne kadar çok hesabımız varsa bir o kadar da sorunumuz var demektir.
Dürüst olmak gerekirse şu an benim de kurumsal e-posta hesabımın yanı sıra iki adet daha e-posta hesabım var. Bunlardan birisini hiç kullanmasam da, diğerini özel işlerim için devamlı kullanıyorum. Dolayısıyla çok fazla hesabı olan biri sayılmam aslında. Bu esnada şu konuya vurgu yapmak istiyorum. Ben tüm resmi işlerimde kurumsal e-posta hesabımı kullanmaya özel gösteren bir demiryolcuyum. Gerek ülkemizde başka kurumlarla ve gerekse yurtdışındaki resmi ve özel şirketlerin personelleri ile iş gereği yapmış olduğum ortak çalışmalarda edindiğim tecrübe; resmi işlerimde bir demiryolcu olarak mehmetuygur@tcdd.gov.tr e-posta hesabımı kullanmam gerektiğidir. Adı üzerinde kurumsal e-posta adresi benim kimliğimin yanı sıra kurumsal özelliklerimi yansıtıyor. Başka bir deyişle, Türkiye’de hizmet veren bir resmi kuruluş olan TCDD’nin bir personeli olduğumu gerek Ülkemizde ve gerekse yurt dışındaki meslektaşlarımıza anlatmaktadır. Bunun, karşıdaki insanlar üzerinde daha fazla güven oluşturduğunu düşünmekteyim. Bu nedenle, tüm demiryolculara resmi işlerinde mümkün olduğunca kurumsal e-posta hesaplarını kullanmalarını öneriyorum.
Birçoğunuz bana alışkanlıklar, geçmiş bağlantılar, mesaj saklama ve ekleme kotalarının yetersizliği vb. birçok gerekçe nedeniyle bunun yapılamadığı şeklinde cevaplar veriyor olmalısınız. Bazılarında da haklısınız tabii ki. Teknik yetersizlikler bazen bizim elimizi kolumuzu bağlar. Büyük hacimli bir dosya göndermemiz gerekir ve maalesef mevcut ya da herkes tarafından bilinen bir iki e-posta hizmet sağlayıcısına mahkum oluveririz. “Ama, bunların dışında bizlerin bir gerekçesi olmamalı” diye düşünüyorum.
Ayrıca, bu esnada başka bir hususu ortaya koymak istiyorum: Tamam, çok fazla hesabınız olabilir. Hiçbirinden vazgeçemiyorsunuz, bazılarının kotası da düşük olabilir. O zaman bu hesapları yönetebilme adına hepimizin işyerindeki ya da evindeki bilgisayarında halihazırda kurulu olan bir programı neden kullanmadığımız sorusunu sormak istiyorum.
Microsoft Office programları arasında yer alan MS Outlook, bu amaçla bize birçok kolaylık sağlayan bir programdır. Zaten neredeyse tekel halini aldığı için umarım bunu bir reklam olarak kabul etmezsiniz. MS Office programları denilince bu alanda çalışanlar ve özel ilgisi olanların dışında çoğumuzun aklına Word, Excel ve Power Point gelecektir. Ama çoğumuz oraya gizlenmiş olan MS Outlook’u ya hiç görmemiş ya da bir gün yanlışlıkla tıklayıp gelen menüleri kapatmakla yetinmiştir.
Ben de çoğunuz gibi bu programı yıllarca görmezden geldim, gerek duymadım ama yaklaşık 3 yıl öncesinde APK Dairesinde çalışırken Başkanım ve Başkan Yardımcılarımın yoğun bir şekilde kullandığı bu programı kullanmaya başladım. Gördüm ki, gerek e-posta hesaplarımı yönetmede ve gerekse yapılacak işlerimi, toplantıları vb. daha kolay takip etmede bana çok kolaylık sağlıyor.
Yazımın başında bahsettiğim, e-posta hesaplarının sayısının fazlalığının neden olduğu sorunlarla başa çıkmak adına bu programın ya da bu amaca hizmet eden benzeri programların kullanılmasını sizlere tavsiye ediyorum. Bu amaçla tüm kullanmış olduğunuz e-posta hesaplarını bu programa eklemeniz ve hesap ayarlarınızı yapmanız gerektiğini unutmayalım. Bunları yaptığınızda; artık tüm e-postalarınız sizin MS Outlook ekranınıza gelecek ve e-postalarınız kendi bilgisayarınızda saklanacaktır. Artık hesaplarınızın erişim adreslerine ayrı ayrı girmenize, şifreleri her defasında tuşlamanıza vb. gerek kalmayacaktır. Ayrıca ajandanızı görecek ve işlerinizi daha kontrollü bir şekilde takip edebileceksiniz. Dahası, gerekli ayarları yapmanız durumunda hesaplarınızda e-postaların kalıp kalmaması, silinmesi vb. durumları da yönetebilecek kota sorunlarını da aşmış olacaksınız.
Bunun dışında bir konu hakkında daha sizlerin dikkatini çekmek istiyorum: Biliyorum bir kısmınız bu konuda zaten bilgi sahibi. Ancak, bu konuda bilgi eksikliği olduğunu, yanlış uygulamalar yaşandığını arkadaşlarımdan öğrenmiş bulunmaktayım. Posta gönderirken öncelikle gönderilecek kişi/kişilerin adreslerini posta oluşturulan sayfadaki ilgili yerlere gireriz. Adresle ilgili alanlar 3 bölümden oluşur. Bunlar ve kullanım şekilleri şu şekildedir:
1- Alıcı/Kime/”TO”: Bu bölüme e-postanın “gereğini” yapması istenilen alıcıların adresleri girilmelidir. Bu bölüme yazılan kişiler, e-postanın gittiği her alıcı tarafından görülür.
2- Bilgi/”CC”: Bu bölüme e-postadan “bilgi” alması istenilen alıcıların adresleri girilmelidir. Bu bölüme yazılan kişiler de e-postanın gittiği her alıcı tarafından görülür.
3-“BCC”: Bu bölüme ise e-postadan bilgi sahibi olmasını istediğimiz ancak bundan diğer alıcıların bilgisinin olmasını istemediğimiz alıcıların adresleri girilmelidir. Bu bölüme yazılan adres sahipleri diğer alıcılar tarafından görülemez.
Dolayısıyla e-posta göndereceğimiz zaman alıcıların adreslerini yukarıdaki formata uygun şekilde girmemiz daha uygun olacaktır. Bu formata e-postalarımızı bir başkasına yönlendireceğimiz (forward) zaman da dikkat etmemiz gerekmektedir. Çünkü bir e-postayı yönlendirdiğimizde adresleri “Kime” bölümüne girdiğimizde yönlendirme yaptığımız tüm adresler herkes tarafından görülecektir.
Bu durum son yıllarda devamlı olarak tanıdığımız kişilerden “yönlendirme” ile gelen ve “…bu postayı en az … kişiyle paylaşmamız halinde … olacaktır” ibareleriyle biten e-postaları bize hatırlatmalıdır. Bu tür postaları yönlendirdiğimiz zaman, postanın orijinal halindeki bilgilerin yanı sıra postadaki adreslerin de bir sonraki kullanıcılara yönlendirildiğini unutmamalıyız. Bu, üst üste yönlendirmelerde postanın içerisinde hiç tanımadığımız kişilere kendimizin, yakınlarımızın e-posta adreslerinin gönderilmesine neden olacaktır. Dolayısıyla, bu tür postaları çoğunlukla insanların aktif e-posta adreslerinin ticari amaçlı toplanması amacıyla gönderilen tuzak postalar olarak nitelendirebiliriz.
Değerli okuyucuları! E-posta hesaplarımızı yönetme adına kendi tecrübelerimden elde ettiğim bazı bilgileri sizlerle paylaşmak istedim. Hepinize e-posta hesaplarınızı iyi günlerde kullanmanızı diler, saygılar sunarım.
Mehmet UYGUR
1994 Mezunu
